Was kostet eine WEG-Verwaltung – und welche Leistungen sind enthalten?

Wenn eine Wohnungseigentümergemeinschaft eine neue Hausverwaltung sucht, gehört die Frage nach den Kosten meist zu den ersten Themen. Das ist verständlich: Eigentümer möchten wissen, welche Ausgaben auf sie zukommen und was sie dafür erwarten können.

Ein monatlicher Preis allein sagt allerdings noch wenig aus. Entscheidend ist, welche Leistungen darin enthalten sind, welche Aufgaben zusätzlich vergütet werden und wie gut das Angebot zu Ihrer Gemeinschaft passt.

Mit welchen Kosten sollten Eigentümer/die WEG rechnen?

Als Orientierung aus meiner Praxis liegt die monatliche Grundvergütung für mittelgroße Gemeinschaften häufig zwischen 27 und 35 Euro netto pro Wohnungseinheit, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer.

Dieser Rahmen ist kein verbindliches Angebot. Der tatsächliche Preis hängt unter anderem von der Größe der Gemeinschaft, dem Zustand des Gebäudes und den Besonderheiten der Verwaltung ab.

Bei sehr großen Gemeinschaften kann die Vergütung pro Einheit niedriger ausfallen, weil sich bestimmte Arbeiten auf mehr Wohnungen verteilen. Bei kleinen WEGs liegt sie häufig höher: Auch ein Haus mit wenigen Wohnungen braucht eine vorbereitete Eigentümerversammlung, eine geordnete Buchhaltung und eine Jahresabrechnung.

Hinzu kommen Fragen wie: Gibt es mehrere Gebäude, Aufzüge oder besondere technische Anlagen? Sind die Unterlagen vollständig? Stehen größere Maßnahmen an? All das hilft dabei, den Verwaltungsaufwand einzuschätzen.

Welche Leistungen sind in der Grundvergütung enthalten?

Die Grundvergütung deckt die im Vertrag vereinbarten, regelmäßig anfallenden Aufgaben ab. In meinem Vertragsmodell gehören dazu insbesondere folgende Bereiche:

Finanzen und Abrechnungen

Dazu zählen die Führung der Gemeinschaftskonten, der laufende Zahlungsverkehr, die sachliche und rechnerische Prüfung von Eingangsrechnungen sowie die Überwachung der Zahlungseingänge.

Auch die Erstellung des Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung und des Vermögensberichts gehört zum vereinbarten Leistungsumfang. Die Unterlagen werden den Eigentümern digital bereitgestellt. Der reguläre Hausgeldeinzug erfolgt über das SEPA-Lastschriftverfahren.

Die jährliche Eigentümerversammlung

Die Vorbereitung der ordentlichen jährlichen Eigentümerversammlung umfasst die Einladung und die Tagesordnung. Hinzu kommen die Durchführung während der vereinbarten Bürozeiten, das Ergebnisprotokoll und die Führung der Beschluss-Sammlung.

Für zusätzliche Versammlungen oder Termine außerhalb der vereinbarten Zeiten können gesonderte Vergütungen vorgesehen sein. Deshalb lohnt es sich, auch diese Punkte beim Angebotsvergleich anzusehen.

Daten und Verwaltungsunterlagen

Die laufende Pflege der Eigentümerdaten und die geordnete Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen sind ebenfalls Bestandteil der Betreuung. Viele Unterlagen können digital organisiert und zur Verfügung gestellt werden.

Bei einer regulären Verwaltungsübernahme gehört außerdem die Einrichtung der Verwaltung dazu: etwa die Erfassung der Eigentümer- und Objektdaten sowie die Information der Vertragspartner über den Wechsel.

Das Gebäude im Blick behalten

In meinem Vertragsmodell ist ein jährlicher HausCheck vorgesehen. Das dazugehörige Protokoll wird den Eigentümern digital zur Verfügung gestellt.

So erhält die Gemeinschaft einen dokumentierten Überblick über die bei der Begehung festgestellten Punkte und kann weitere Schritte besprechen.

Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich immer aus dem Angebot und dem vereinbarten Verwaltervertrag.

Wann entstehen der WEG/Eigentümern zusätzliche Kosten?

Nicht jede Aufgabe fällt regelmäßig an. Manche Vorgänge verursachen einen erheblichen zusätzlichen Aufwand und werden deshalb gesondert im Vertrag geregelt.

Das können beispielsweise sein:

• zusätzliche Eigentümerversammlungen oder Umlaufbeschlüsse,

• die Aufarbeitung fehlender Unterlagen und Buchhaltungsrückstände aus der Vorverwaltung,

• die Vorbereitung und Begleitung größerer Erhaltungsmaßnahmen,

• die Bearbeitung von Gebäudeversicherungsschäden,

• die Betreuung von Rechtsstreitigkeiten,

• besondere Abrechnungskreise oder zusätzliche Rücklagen.

Je nach Leistung kann eine Pauschale, eine Abrechnung nach Zeitaufwand oder eine andere ausdrücklich vereinbarte Berechnungsgrundlage vorgesehen sein.

Zusätzlich können Auslagen entstehen, beispielsweise für Porto, Ausdrucke, externe Versammlungsräume oder die eingesetzte Konferenztechnik. Auch diese sollten im Vertrag nachvollziehbar beschrieben sein.

Mir ist wichtig, solche Punkte bereits vor der Angebotserstellung anzusprechen. Eigentümer sollen verstehen können, welche Kosten regelmäßig anfallen und welche nur bei bestimmten Vorgängen entstehen.

Wie können digitale Lösungen Kosten sowohl für die WEG, als auch die Eigentümer reduzieren?

Digitale Abläufe können die Verwaltung vereinfachen. Werden Dokumente über ein Kundenportal bereitgestellt, lassen sich beispielsweise Druck- und Portokosten vermeiden. Eigentümer können Unterlagen außerdem bei Bedarf erneut abrufen.

Auch bei der Kommunikation und der Organisation von Vorgängen können digitale Lösungen Zeit sparen. Dadurch lassen sich bestimmte Leistungen günstiger gestalten oder ohne gesonderte Zusatzvergütung in das Angebot aufnehmen.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jede digitale Leistung automatisch kostenfrei ist. Beispielsweise kann für die Technik einer Versammlung mit Online-Teilnahme eine vereinbarte Pauschale anfallen.

Welche Lösung sinnvoll ist, besprechen wir anhand Ihrer Gemeinschaft und ihrer Wünsche.

Warum ich vor einem Angebot Ihre Gemeinschaft kennenlernen möchte

Zwei Häuser mit derselben Anzahl an Wohnungen können einen ganz unterschiedlichen Verwaltungsaufwand verursachen.

Deshalb möchte ich vor der Angebotserstellung erfahren, wie Ihre Gemeinschaft aufgestellt ist: Welche Aufgaben stehen an? Wie ist die bisherige Verwaltung organisiert? Gibt es offene Vorgänge? Und was wünschen Sie sich von der Zusammenarbeit?

Auf dieser Grundlage lassen sich die passenden Leistungsbausteine besprechen und ein nachvollziehbares Angebot erstellen.

Worauf sollten Sie beim Vergleich von Angeboten achten?

Vergleichen Sie neben dem monatlichen Preis auch die enthaltenen Leistungen und die Bedingungen für zusätzliche Vergütungen.

Fragen Sie insbesondere:

• Welche regelmäßig anfallenden Aufgaben sind enthalten?

• Unter welchen Bedingungen wird die jährliche Versammlung durchgeführt?

• Welche Zusatzkosten können bei Sanierungen oder besonderen Vorgängen entstehen?

• Welche digitalen Leistungen sind enthalten?

• Wie werden Zeitaufwand und Auslagen abgerechnet?

• Sind Preisänderungen während der Vertragslaufzeit vorgesehen?

So können Sie besser einschätzen, welche Kosten für Ihre Gemeinschaft tatsächlich zu erwarten sind.

Ein Angebot, das zu Ihrer WEG und Kostenstruktur passt

Bei BLATZ Immobilien besprechen wir gemeinsam, welche Betreuung Ihre Gemeinschaft braucht und welche Leistungen dafür sinnvoll sind.

Wenn Sie eine neue WEG-Verwaltung in Essen oder im Ruhrgebiet suchen, lernen wir uns gerne persönlich kennen. Auch meine kostenlose Verwaltersprechstunde bietet Ihnen Gelegenheit, erste Fragen zu stellen.

Natalie Blatz

Geschäftsführerin der BLATZ Immobilien GmbH