Übernahme durch eine neue Hausverwaltung: Was passiert nach dem Wechsel?

Die neue Hausverwaltung steht fest, der Beginn der Zusammenarbeit ist vereinbart. Doch was passiert jetzt? Wann werden die Unterlagen geprüft, wie lernt die Verwaltung das Gebäude kennen und was geschieht mit offenen Aufgaben?

Eine Verwaltungsübernahme besteht aus mehreren Schritten. Die neue Hausverwaltung muss das Objekt, seine Unterlagen und die bisherige Verwaltungssituation kennenlernen. Gleichzeitig gilt es, die laufende Betreuung zu organisieren und dringende Vorgänge aufzugreifen.

Das betrifft sowohl Wohnungseigentümergemeinschaften als auch Mietobjekte. Wie schnell die Einarbeitung vorankommt, hängt wesentlich davon ab, wann und in welchem Zustand die Unterlagen übergeben werden.

Übernahme der Hausverwaltung: Unterlagen und Informationen zusammentragen

Am Anfang steht die Übergabe durch die Vorverwaltung beziehungsweise den bisherigen Ansprechpartner.

Je nach Verwaltungsart werden beispielsweise folgende Unterlagen benötigt:

• Eigentümer-, Mieter- und Kontaktdaten,

• Verträge mit Dienstleistern, Versorgern und Versicherungen,

• Abrechnungen, Buchungsunterlagen und Informationen zu Konten,

• technische Unterlagen, Wartungsnachweise und Gebäudepläne,

• Schlüssel und Informationen zu Zugängen,

• Schriftverkehr zu laufenden Schäden und anderen offenen Vorgängen.

Bei einer WEG kommen insbesondere Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Versammlungsprotokolle, Beschluss-Sammlung und Wirtschaftspläne hinzu.

Bei einer Mietverwaltung sind unter anderem Mietverträge, Angaben zu Kautionen, Mietzahlungen, Betriebskosten und laufenden Mietangelegenheiten wichtig.

Die genaue Zusammenstellung richtet sich nach dem Objekt und dem vereinbarten Verwaltungsumfang.

Die neue Hausverwaltung prüft die Verwaltungssituation

Nach der Übergabe werden die Unterlagen gesichtet und geordnet. Dabei geht es zunächst darum, einen verlässlichen Überblick zu gewinnen:

Sind die Unterlagen vollständig? Welche Verträge laufen? Gibt es Zahlungsrückstände? Welche Maßnahmen wurden bereits beauftragt? Und welche Aufgaben sind noch offen?

Auch wichtige Termine und Fristen müssen erfasst werden. Ein laufender Versicherungsschaden oder eine dringende Reparatur kann beispielsweise nicht warten, bis sämtliche Unterlagen abschließend geprüft sind.

Fehlende Informationen werden nachgefordert. Wenn Unterlagen erst beschafft oder ältere Vorgänge aufgearbeitet werden müssen, kann das die Einarbeitung verlängern und zusätzlichen Aufwand verursachen. Solche Arbeiten sollten transparent besprochen werden.

Objektbegehung: Das Gebäude persönlich kennenlernen

Zur Übernahme einer Hausverwaltung gehört für mich auch, das Gebäude vor Ort kennenzulernen.

Unterlagen zeigen nicht immer, wie sich ein Objekt im Alltag tatsächlich darstellt. Bei einer Begehung lassen sich beispielsweise die gemeinschaftlichen Bereiche, technische Einrichtungen und erkennbare Auffälligkeiten ansehen.

Dabei können Fragen entstehen: Gibt es Wartungsbedarf? Sind Schäden bekannt? Welche Zugänge werden benötigt? Welche Besonderheiten müssen Dienstleister beachten?

Die Objektbegehung hilft, Beobachtungen mit den vorhandenen Unterlagen abzugleichen und weitere Schritte vorzubereiten. Wenn technische Fragen genauer untersucht werden müssen, werden passende Fachleute hinzugezogen.

Verwaltungsübernahme einer WEG: Austausch mit dem Beirat

Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist das Gespräch mit dem Verwaltungsbeirat besonders hilfreich. Er kennt häufig die Vorgeschichte und kann erläutern, welche Themen die Gemeinschaft beschäftigen.

In einem ersten Abstimmungsgespräch oder einer Beiratssprechstunde können wir beispielsweise klären:

• Welche beschlossenen Maßnahmen sind noch nicht abgeschlossen?

• Welche Probleme treten regelmäßig auf?

• Welche Anliegen sind besonders dringend?

• Welche Erwartungen bestehen an Kommunikation und Rückmeldungen?

• Welche Themen sollten für die nächste Versammlung vorbereitet werden?

Der Austausch ergänzt die Unterlagenprüfung. Wichtige Informationen werden anschließend mit den vorhandenen Beschlüssen, Verträgen und Dokumenten abgeglichen.

Übernahme einer Mietverwaltung: Ziele mit dem Eigentümer abstimmen

Bei einem Mietobjekt erfolgt diese Abstimmung mit dem Eigentümer.

Welche Aufgaben sollen übernommen werden? Gibt es Mietrückstände, bevorstehende Mieterwechsel oder offene Reparaturen? Sind Modernisierungen geplant? Wie sollen Freigaben und Rückmeldungen organisiert werden?

Auch die Zusammenarbeit mit Mietern und Dienstleistern muss vorbereitet werden. Dazu gehören klare Ansprechpartner und Informationen darüber, wie Anliegen künftig gemeldet werden können.

Die Übernahme wird auf das Objekt und den vereinbarten Auftrag abgestimmt. Eine einzelne vermietete Wohnung kann andere Anforderungen mitbringen als ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Mietparteien.

Ein Fahrplan für die neue Hausverwaltung

Aus der Unterlagenprüfung, der Objektbegehung und den Gesprächen entsteht ein erster Arbeitsplan.

Dabei werden Aufgaben nach Dringlichkeit eingeordnet. Ein akuter Schaden braucht eine andere Priorität als die spätere Überprüfung eines Dienstleistungsvertrags.

Der Fahrplan sollte nachvollziehbar festhalten:

• Was muss kurzfristig bearbeitet werden?

• Welche Informationen fehlen noch?

• Welche Aufgaben brauchen eine Entscheidung oder Freigabe?

• Wer ist für den nächsten Schritt zuständig?

• Welche Fachleute müssen eingebunden werden?

Dieser Plan entwickelt sich mit der Einarbeitung weiter. Neue Erkenntnisse können zusätzliche Aufgaben sichtbar machen oder Prioritäten verändern.

Wie lange dauert die Übernahme einer Hausverwaltung?

Für die vollständige Einarbeitung gibt es keinen Zeitrahmen, der auf jedes Objekt passt.

Werden vollständige und geordnete Unterlagen rechtzeitig übergeben, erleichtert das den Start erheblich. Fehlen Dokumente, sind Buchungen unklar oder gibt es zahlreiche offene Vorgänge, braucht die Aufarbeitung mehr Zeit.

Auch der Zustand des Gebäudes und die Situation der Gemeinschaft beziehungsweise des Mietobjekts spielen eine Rolle.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem vereinbarten Verwaltungsbeginn und der vollständigen Einarbeitung: Die laufende Betreuung beginnt, während Unterlagen geprüft und ältere Vorgänge weiter aufgearbeitet werden.

Eine verlässliche Verwaltung sollte deshalb verständlich erklären, welche Schritte bereits erledigt sind, wo Informationen fehlen und was als Nächstes bearbeitet wird.

Was können Eigentümer bei der Verwaltungsübernahme beitragen?

Sie erleichtern den Einstieg, wenn Sie bekannte Probleme und offene Themen frühzeitig ansprechen.

Hilfreich sind konkrete Angaben und vorhandene Unterlagen: Um welchen Vorgang geht es? Seit wann besteht das Problem? Wer war bisher beteiligt? Gibt es dazu einen Beschluss, ein Angebot oder Schriftverkehr?

Auch aktuelle Kontaktdaten und die Rückmeldung zu angeforderten Informationen helfen dabei, die Betreuung einzurichten.

Je klarer die Ausgangslage ist, desto gezielter kann die neue Hausverwaltung arbeiten.

Übernahme Ihrer Hausverwaltung durch BLATZ Immobilien

Mir ist wichtig, Ihr Objekt und die Menschen dahinter kennenzulernen. Bei einer Verwaltungsübernahme schauen wir gemeinsam auf die vorhandenen Unterlagen, offene Aufgaben und Ihre Erwartungen.

Auf dieser Grundlage erarbeiten wir einen nachvollziehbaren Fahrplan für die weitere Betreuung – bei einer WEG ebenso wie bei einem Mietobjekt.

Sie suchen eine neue Hausverwaltung in Essen oder im Ruhrgebiet? Gerne besprechen wir persönlich, wie eine Übernahme für Ihre Immobilie vorbereitet werden kann. Für erste Fragen steht Ihnen auch meine kostenlose Verwaltersprechstunde offen.

Natalie Blatz

Geschäftsführerin der BLATZ Immobilien GmbH