Verwalterwechsel: Wie findet unsere Gemeinschaft eine passende Hausverwaltung?

Ein Verwalterwechsel bietet Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft die Möglichkeit, die Betreuung ihres Hauses neu aufzustellen. Doch wie finden Sie eine Hausverwaltung, die fachlich überzeugt und auch menschlich zu Ihrer Gemeinschaft passt?

Empfehlungen, Internetseiten, Netzwerke und Social Media bieten heute viele Wege für die Suche. Entscheidend ist, die gefundenen Verwaltungen genauer kennenzulernen und Angebote nachvollziehbar zu vergleichen.

Denn Sie vertrauen einer Hausverwaltung Ihr gemeinschaftliches Eigentum und die Gelder Ihrer Gemeinschaft an. Diese Verantwortung verdient eine sorgfältige Auswahl.

Vor dem Verwalterwechsel: Was braucht Ihre Gemeinschaft?

Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie innerhalb Ihrer WEG besprechen, was Ihnen wichtig ist.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der bisherigen Verwaltung gemacht? Was funktioniert gut? Wo wünschen Sie sich Veränderungen? Stehen Sanierungen an, oder müssen zunächst offene Vorgänge aufgearbeitet werden?

Auch die gewünschte Zusammenarbeit spielt eine Rolle: Möchten Sie Unterlagen digital abrufen? Wie soll die Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat aussehen? Welche Erwartungen haben Sie an Erreichbarkeit und Rückmeldungen?

Je konkreter Sie Ihre Situation beschreiben können, desto besser kann eine neue Verwaltung einschätzen, welche Betreuung Ihre Gemeinschaft benötigt.

Wo finden Sie beim Verwalterwechsel eine neue Hausverwaltung?

Ein guter Ausgangspunkt können Empfehlungen anderer Eigentümer sein. Fragen Sie dabei nach konkreten Erfahrungen: Wie werden Anliegen bearbeitet? Sind Abrechnungen verständlich? Werden offene Aufgaben zuverlässig verfolgt?

Weitere Möglichkeiten sind:

• die Suche über Suchmaschinen und Webseiten,

• persönliche Kontakte und regionale Netzwerke,

• Immobilienportale und Kleinanzeigen,

• Social Media,

• Empfehlungen von Dienstleistern oder anderen Gemeinschaften.

Eine Empfehlung hilft beim ersten Kontakt. Ob die Verwaltung auch zu Ihrem Haus und Ihren Erwartungen passt, sollten Sie anschließend selbst prüfen.

Beim Verwalterwechsel muss auch die Chemie stimmen

Fachliche Kompetenz ist wichtig. Ebenso wichtig ist, dass Sie miteinander sprechen und zusammenarbeiten können.

Ein persönliches Kennenlernen zeigt häufig mehr als ein schriftliches Angebot. Hört die Verwaltung zu? Stellt sie Fragen zu Ihrem Gebäude? Geht sie auf die bisherigen Schwierigkeiten ein? Werden Abläufe verständlich erklärt?

Auch unterschiedliche Meinungen müssen sich sachlich besprechen lassen. Eine Zusammenarbeit soll über Jahre funktionieren – einschließlich der Situationen, in denen Entscheidungen schwierig sind.

Das Bauchgefühl darf deshalb bei der Auswahl eine Rolle spielen. Verbinden Sie Ihren persönlichen Eindruck mit konkreten Informationen über Qualifikation, Organisation und Leistungsumfang.

Qualifikation prüfen: Mehr als ein schönes Büro

Ein ansprechendes Büro und eine gute Lage können einen positiven ersten Eindruck vermitteln. Für die Betreuung Ihrer Immobilie zählen vor allem Fachwissen, Erfahrung und verlässliche Abläufe.

Fragen Sie nach der beruflichen Qualifikation und danach, wer Ihre Gemeinschaft tatsächlich betreuen wird. Lassen Sie sich auch den Status als zertifizierter Verwalter beziehungsweise eine entsprechende Gleichstellung erläutern und nachweisen.

Die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO und die Zertifizierung nach § 26a WEG sind unterschiedliche Voraussetzungen. Eine Gewerbeerlaubnis allein ist kein Nachweis der Zertifizierung. Für gewerbliche Wohnimmobilienverwalter ist außerdem eine Berufshaftpflichtversicherung vorgesehen.

Für die Auswahl können folgende Fragen hilfreich sein:

• Welche Erfahrung besteht mit vergleichbaren Gemeinschaften?

• Wer ist unser Ansprechpartner?

• Wie wird die Betreuung bei Urlaub oder Krankheit organisiert?

• Wie werden offene Vorgänge dokumentiert und nachverfolgt?

• Wie informiert die Verwaltung über anstehende Maßnahmen?

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Warum der Preis beim Verwalterwechsel nicht allein entscheiden sollte

Natürlich muss eine Verwaltung für die Gemeinschaft bezahlbar sein. Der monatliche Preis sollte jedoch gemeinsam mit den enthaltenen Leistungen betrachtet werden.

Eine sorgfältige Betreuung braucht Zeit: für Buchhaltung, Abrechnungen, Versammlungen, Handwerkerkoordination und die Bearbeitung von Anliegen. Hinzu kommen Personal, Software, Weiterbildung und Versicherungen.

Eine faire Vergütung schafft die wirtschaftliche Grundlage dafür, diese Aufgaben zuverlässig zu erledigen.

Ist ein Angebot auffällig günstig, lohnt sich deshalb ein genauer Blick: Welche Leistungen sind enthalten? Welche werden zusätzlich berechnet? Und wie ist die Betreuung organisiert?

Ein niedriger Preis beweist keine schlechte Leistung. Ebenso garantiert ein hoher Preis keine gute Verwaltung. Entscheidend ist, ob Leistungsumfang, Betreuung und Vergütung nachvollziehbar zusammenpassen.

Angebote beim Verwalterwechsel richtig vergleichen

Vergleichen Sie möglichst dieselben Leistungen miteinander. Ein Angebot mit niedriger Grundvergütung kann im Alltag zusätzliche Kosten verursachen, die in einem anderen Angebot bereits enthalten sind.

Achten Sie insbesondere auf:

• die enthaltenen Aufgaben der laufenden Verwaltung,

• die Bedingungen für Eigentümerversammlungen,

• Zusatzvergütungen bei größeren Maßnahmen,

• Kosten für die Aufarbeitung von Rückständen,

• digitale Leistungen und mögliche Auslagen,

• vereinbarte Preisänderungen während der Vertragslaufzeit.

Lassen Sie sich unklare Positionen erklären. Ein gutes Angebot sollte Ihnen ermöglichen, die regelmäßig anfallenden Kosten und mögliche Zusatzkosten einzuschätzen.

Die Übernahme frühzeitig besprechen

Auch die geplante Übernahme gehört zum Kennenlernen. Fragen Sie, welche Unterlagen die neue Verwaltung benötigt und wie offene Aufgaben übernommen werden.

Informieren Sie mögliche Bewerber über bekannte Schwierigkeiten: fehlende Abrechnungen, ungeordnete Unterlagen, laufende Schäden oder anstehende Sanierungen.

Diese Offenheit hilft beiden Seiten. Die Verwaltung kann ihren Aufwand realistischer einschätzen, und Ihre Gemeinschaft erhält ein Angebot, das zur tatsächlichen Situation passt.

Die zeitliche und vertragliche Planung des Verwalterwechsels sollte ebenfalls frühzeitig geklärt werden.

Verwalterwechsel mit persönlichem Kennenlernen bei BLATZ Immobilien

Mir ist wichtig, vor einem Angebot Ihre Gemeinschaft und ihre Erwartungen kennenzulernen. Was beschäftigt Sie? Was soll künftig besser laufen? Und welche Unterstützung braucht Ihr Haus?

Bei BLATZ Immobilien besprechen wir diese Fragen persönlich und schauen gemeinsam, ob die Zusammenarbeit fachlich und menschlich passt.

Sie planen einen Verwalterwechsel in Essen oder im Ruhrgebiet? Sprechen Sie mich gerne an oder nutzen Sie meine kostenlose Verwaltersprechstunde für Ihre ersten Fragen.

Natalie Blatz

Geschäftsführerin der BLATZ Immobilien GmbH